電子契約をするには、相手方もユーザー登録必要?お金はかかる?

電子契約を自社で検討する場合、契約を結ぶ相手方が何をすればいいのか、気になりますよね。実際に電子契約で締結する場合の流れ・注意点を簡潔にまとめました。

電子契約なので相手方もオンラインでの締結が必要

まず当然のことですが、従来紙で契約書を締結していた場合比べ、オンライン上で署名・捺印が完結することになるので相手方も同じようにオンラインで作業する必要があります。よって、こちら側がオンラインで契約締結し、相手方は印刷して紙に署名する、といったことはできません。

相手方の費用・サービス登録必要の有無について

基本的には相手方に費用は発生しない&サービス登録も不要が多いです。なので、自社で利用している電子契約のサービスがあり、相手方がオンライン上での署名・捺印作業を行なってさえしてくれれば特に先方に費用負担や会員登録を求めることなく完結できるケースが多いです。

代表的なサービスとしては、クラウドサイン(cloud sign)やGMOのAgree、Docusign(ドキュサイン)が挙げられますが、これらは相手方に基本費用はかかりません。

*ただしAgreeで実印を用いた契約を電子化する際、電子証明書の発行を代行する場合は別途相手側も3240円の代行料が発生します。

締結後の契約書の管理はどうなるか?

電子契約で契約を結んだ場合、当然ですがクラウド上に保管することができ、相手方も基本は同じです。

例えばクラウドサインで電子契約を締結する場合、相手方にPDFのリンクがメールで送られます。10日以内であれば一切クラウドサインに登録することなくそのリンクから契約書をダウンロードでき、自社のパソコン内部やGoogle Driveなど運用しているストレージに保管することができます。

もしPDFリンク付きのメール受診後10日を過ぎてしまった場合でも、クラウドサインに無料登録すれば管理画面から契約書を取得することができます。

それほど難しくはないので、まずは相手方に相談がオススメ

最近では上場企業でも導入する企業が増えてきているので、迷った場合はいちど相手方の法務部などに問い合わせてみて頂くのがオススメです。

もしも一部の相手方が電子契約に難色を示した場合でも、自社側の管理は電子契約システムを利用し、そうした方には契約書のリンクを送り、従来通り印刷・署名・郵送をしてもらうことで済ませることもできます。また、そうした一部のユーザーが紙でしか対応できない場合を想定し、契約書をスキャンしてデータで保管してくれる電子契約サービスも存在します。

電子契約は印紙代がかからず、印刷・郵送などの手間も省けるためうまく活用できれば非常に便利なサービスなので、ぜひ積極的に活用してみてください。

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