契約書を電子化・保存して大丈夫?既に紙で締結した際の注意点などまとめ

契約書の電子化とは

契約する際、これまでは紙の契約書に署名や押印することが一般的でしたが、最近はそうした一連の契約作業から保管までをオンライン上で完結することができる場合が増えてきています。この一連の契約プロセスをオンラインで完結することを契約書の電子化と呼びます。

これから交わす契約を電子契約にする場合

まだ契約を締結していないものを、電子契約する場合様々な利点を享受することができます。

まず、紙で契約を交わす場合、印紙を貼って印紙税を支払う必要がありましたが、電子契約の場合は課税文書に該当しないため印紙が不要となります。(印紙税法第2条)

また、印刷・郵送する必要もないため相手と合意さえ取れれば場所・時間に関わらずオンライン上で即時契約を結ぶことができます。

そして従来は契約を締結後、盗まれたり改ざんされることがないよう金庫や鍵付きロッカーなどに紙の契約書を保管していましたが、セキュリティ対策の整ったオンライン上で保管できるため、スペースをとりませんし物理的な災害や盗難リスクを減らすことができます。

既存の紙の契約書を電子化する場合

将来の契約を電子契約に置き換える場合はかなり利点が多いですが、既に紙で契約を締結している場合は主に2つ注意が必要です。

電子化できるのは最長37日以内に締結した契約書

1つ目は、紙の契約書をスキャンしデータとして保管する場合は、自分で電子化まで完結する場合は契約締結後3日以内、別の人が電子化のチェックを行う場合でも37日以内に電子化を完結する必要があります。(電子帳簿保存法による)なので、1,2年前の契約書をまとめて電子化して保管することはできません。なので法定年限が定められている契約書については紙の状態で7~10年間保管することが必要です。

ただし以下のような書類は37日以上前のものでも電子化できます。

  • 注文書
  • 見積書
  • 契約の申込書(定型約款あり)
  • 検収書

これらの書類は電子帳簿保存法でスキャナ保存対象として「適時に入力」するものとして定められており契約書と比べると電子化の制約が緩くなっています。

電子化して保管する際には、3ヶ月前に税務署に申請が必要

紙の契約書を電子化して保管する仕組みを作るにあたって、3ヶ月前までに税務署に申請が必要です。またそれにあたって電子化についての社内規定やマニュアルなどを添付して送る必要があります。

また、紙の原本を別途保管して、データでも見返せるように電子化するだけなら申請不要・締結した日付も関係なく実施できます。

結構面倒だなと感じたら

税務署への届出や37日以内の電子化の対象となるのは主に紙の契約書で締結した場合です。なので、最初から電子契約サービスを使って契約を締結した場合は税務署への申請などは不要です。

よって、既存の紙の契約書を電子化することはやめた場合でも電子契約自体はかなり便利なので導入がオススメです。

詳しくはこちらの電子契約サービスの比較記事をご覧ください。

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