kintoneとは? 使い方や価格、APIについて徹底解説

kintone公式サイトより

kintone (キントーン)とは

kintoneとはサイボウズ株式会社が提供するビジネスアプリ作成ソフトです。プログラミングの知識がなくても簡単に顧客管理・案件管理や見積もり帳票、製品マスターなどのアプリを作ることができます。

こうしたビジネスアプリは従来では、現場の担当者がエクセルやAccessといったソフトで作成するケースが多かったですが、担当者が変わった際にエクセルが無くなったり、複雑すぎて他の人では管理できない、抜け漏れがある、データ量が多すぎてエクセルでは動かない、などといった様々な課題がありました。

そうした課題に対してkintoneだと、

  • 誰でも簡単に作成できる
  • クラウドアプリなので社内全体で共有しやすい
  • 月額700円/人〜と安価なソフトである
  • カスタマイズがしやすいので事業に合わせてフィットしやすい

といった特徴があり、急激に普及していっています。

今回はそんなkintoneの特徴・活用事例・使い方や注意点などを詳しく取り上げていきます。

kintoneの基本的な使い方/何ができるか、失敗しないためには

kintoneでどんなことが出来るかの考える際、社内のどんな課題を解決したいのか、を理解しておきましょう。これが明確にわかってないと細かい機能や価格を読み込んでも徒労に終わります。考えるポイントとしては主に以下の3つの観点で行うといいでしょう。(これらがkintoneで解決しやすい事象です)

  • 日頃の業務で、「住所や氏名、金額や連絡先」など同じ情報を何度も複数のエクセルや紙・専用ソフトに手打ちしていないか
  • 情報を確認する際に、案件の進捗や売上進捗など担当者に口頭やメールでいちいち確認しないとわからない情報があるか?
  • エクセルで管理しているもののうち、csvの貼り付けが必要だったり、複雑な関数やマクロ、膨大な数千〜数万行にわたるものがあるか?

これらに該当するものは基本的に社内での無駄な作業・紛失や認識ずれのリスクを抱えていて、解消することで生産性をあげることができます。自分だけじゃわからないな、と思ったら上司や経理/総務担当など現場の業務に精通している人に聞いてみると良いでしょう。聞き方がわからなければ、今どんなエクセル・ソフトで会社を管理しているか?を聞いてみるのも手です。(使っているエクセルやソフトがわかれば何をどうやって入力しているか1つずつ聞けば全体像が見えてきます)

kintoneの3つの機能でどうやって解決できるか考える

次にkintoneでどうやって解決できるか、を考えます。そんなに難しくありませんので大丈夫です。

kintoneには様々なカスタマイズの機能がありますが、大きく分類すると3種類の機能に分類できます。3種類とは、

  • 住所や氏名・添付ファイルなどの入力機能
  • 入力したものを可視化する、グラフや集計表などのレポート機能
  • 誰かにコメント・通知するコミュニケーション機能

です。大体の業務はこの3種類の組み合わせで表すことができます。それぞれの機能について少し掘り下げて紹介します。

入力機能について

まず入力機能について、これは例えるならGoogleフォームの発展版、と考えるとわかりやすいです。

Googleフォームは基本的に単純な文字列しか入力できず、時刻やカレンダー入力・画像データの添付などができませんでした。kintoneではこれらの様々なタイプの入力を行うことができるのです。

また、そうした入力フォームをドラッグ&ドロップ(マウスでクリックしたまま引っ張るだけ)で作成することができます。

実際のフォーム作成画面

上記がが実際の作成画面です。左側に利用可能な「様々な入力フォーム」があり、右側にマウスで引っ張ることで自分だけの入力フォームを作ることができるのです。(右側には企業名や住所など顧客情報を管理するフォームを作成しています。)

ここで作った入力フォームを社内で共有すると、みんなでそのフォームを使って入力することができるのです。

また0から自分で作らなくても、kintoneの中では顧客管理・案件管理など様々な用途のテンプレートも無料で利用できます。

レポート機能について

そうして入力したものを表示する機能がレポート機能です。わかりやすく言えば、エクセルのピボットテーブルと同じです。どんな条件に合致するものを出すか、グラフで集計するかなどをカスタマイズすることができます。

レポート集計条件・表示項目のカスタマイズ画面

コミュニケーション機能について

最後に社内の案件進捗・相談などを行うことができるコミュニケーション機能があります。わかりやすく例えると、ビジネス版のLINEだと思ってください。必要に応じてメンバーを集めてグループを作ることができます。

例えば従来メールでずっとやりとりを行なっていた場合、お客さんとのメールと混ざって埋もれてしまったり、担当者がやめてしまってメールが辿れなくなったりした時に、kintone上でやり取りをしていればずっと蓄積することができます。

実際の活用事例/導入企業例について

kintoneの導入企業は東証一部の上場企業から中小企業まで幅広くの人に使われています。代表的な企業では、日産、資生堂やメルカリ、ソフトバンクやパーソルキャリアなどの企業で利用されています。

kintone公式サイトより抜粋

他にも、京都の染物屋が販売管理・受注管理をkintoneで一本化し常に全体の作業進捗を可視化できるようにし、新規で受注できる際の納期を可視化したり、スポーツジムの運営会社が契約書や見積書、ワークフローなど紙で行なっていたものをオンラインに移行して、どこにどんなデータがあるかの管理を楽にしたりと、kintoneで解決できる業務課題は多岐に渡ります。

kintoneの価格/料金プランについて

kintoneの料金体系は非常にシンプルで2つのプランが存在します。料金プランごとの主な機能は以下の通りです。


スタンダード
コース
ライト
コース
月額料金月額1,500円/人月額780円/人
外部サービスと連携/
JSやCSSカスタマイズ
×
アプリ数~1,000個~200個
スペース数~500個~100個
容量1人あたり5GB1人あたり5GB
ゲストユーザー月額1,200円/人月額580円/人
ゲストスペース数~500個~100個
セキュアアクセス月額250円/人月額250円/人

基本的に利用する人数によって料金が変わる従量課金制になっています。スタンダードコースとライトコースの大きな違いは、

  • 外部サービスと連携できるか(API連携やプラグインなど)
  • アプリ画面をJSやCSSでカスタマイズできるか

の2点です。

API/プラグインの外部連携でできることざっくり解説

外部連携では例えばSalesforceや会計freeeと連動して案件管理〜入金確認までを自動化したり、クラウドサインやGMO agreeと連動して電子契約書を作成後にkintoneの顧客管理データに自動登録させたり、といったシステムを作ることができます。

APIについて、プログラムの詳しいことがわからない、という方にわかりやすく説明すると、スマホのアプリ同士を連携させてくれる機能だと思ってください。

例えば、スマホでアラームを設定したら指定時間になるとアラーム音がなりますよね。そこにアラーム音がなった時にLINEでxxさんに自動でスタンプを送ったり、Instagramでフォローしている人の投稿をまとめてメモ帳アプリに転記してくれたりなど、そうしたアプリ間の連携ができる機能がAPIです。

この連携を行うには、ちょっとしたプログラムを書くことが必要になるのですが、kintoneが予め大手のアプリと連携できる機能(プラグインといいます)を作っている場合も多く、その際は特に開発することなくぽちぽちマウスでクリックしていくだけで連携の設定ができます。

JavascriptやCSSによるカスタマイズについて

また、入力フォームやレポートをもっとこんな感じで表示させたい!と言ったカスタマイズしたいものに関して、kintoneでは自由に組み替えたり表示をアレンジすることができます。これらはWebページを作るCSSやJavascriptを独自に入力することでカスタマイズができます。

ただし、初心者の方やスモールビジネスの方で独力でやろうとすると結構しんどいので導入・開発支援を行なっているkintoneのパートナー企業に開発相談するか、まずはライトコースでできる範囲で効率化を試してみることをお勧めします。

kintoneとSalesforceとの比較 どっちを使うか?

kintoneでも特に利用でも特に多いのが顧客・案件管理に使う場合ですが、CRM管理ではSalesforceとどちらを使うか悩まれる方が結構多いようです。

Salesforceの特徴としては、顧客/案件管理には徹底的に機能が拡充されているのと帳票作成や経費精算など連携できるデフォルトのアプリ数が圧倒的に多いことが挙げられます。

しかしデメリットとしておそらくkintoneよりも圧倒的に価格が高く、一番安いプランでも1人あたり4000円/月、大企業向けのプランだと1人あたり1万円/月のコストがかかります。まず大きなポイントとしては、Salesforceほどの費用をかけられるのかどうか、を見るといいでしょう。

また、Salesforceと比較した際のkintoneの特徴としては

  • 現場でアプリのカスタマイズがしやすい(開発知識いらない)
  • CRM以外にも帳票作成やワークフロー、在庫管理などのアプリが同じ料金で使える
  • 価格が圧倒的に安い(月1400円/人)

の3つが挙げられます。なので、いろんな目的で今後拡張することを視野に入れる場合やランニングコストを押さえておきたい場合にはkintoneがオススメです。反対にCRM/SFAをしっかり作り込みたいのであればSalesforceを使った方が拡張性が高くオススメできます。

kintone使ってみたいけど、社内で反対されそうな時は

導入を考える上で、使ってみたいなと思っても、従来の紙やエクセルで業務が回っているのになんでお金をかけるのか?などと社内の上司や社長から反対されることも多くあると思います。

kintoneなどの業務効率化ソフトは、便利なのですがそもそも問題意識が薄かったり、現状維持で満足していて新しいことをやりたがらない人、パソコン操作わからないから、で思考が止まっている人には煙たがられることもあります。

そんな時にはkintoneの「使い方ガイド」をみながら作戦を考えるのがオススメです。無理に一気に導入しようとしたり、いきなり上司を説得するのではなく、まず自分で試してみたり、一部の人間だけを巻き込んで試験的に運用してみたり、ステップを踏み分けていくと良いことなど、かなりきめ細やかなアドバイスが載っています。

使い方ガイドはkintoneのwebページからお試しを開始するとダウンロードすることができます。(公式ページはこちら

またサイボウズカフェに行って、サイボウズの社員の方に相談するのも手の1つでしょう。とにかく抱え込まず、色んな情報をガイドや人にあって集めて相談することが解決の早道です。

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