会社を引っ越した際の必須でやること 〜挨拶状の作成から役所手続きまで詳しく解説〜

会社を引っ越した時には単純な荷物の引っ越し作業以外にも様々な「行政の手続き」が必要になります。そうした必須でやらなきゃいけない手続きについてまとめました。

転居前にやること

個人の引越しの要領でのんびりやっていると予想以上にやることが多くて大変なので注意しましょう。特に小規模な事業所で普段の業務をしながら引越しの準備をする場合は確認することが多く、後で気づいてバタバタすることがあります。

電話・インターネットの解約連絡

電話や会員ページなどから解約手続きすれば完了です。基本的に1ヶ月以上前に申請しないと解約が翌月となり1ヶ月分費用を多く払うことになるケースが多いので早めに申請しておきましょう。

ちなみに固定電話を使っている場合、フレッツ光とひかり電話をセットで使うとネット回線で市外局番使える・月額500円からとかなり安いので、この際にまとめて契約を見直してみてはいかがでしょう?ひかり電話はこちら

参考:ひかり電話の特徴(ヒカリ電話より抜粋)

移転挨拶状の手配

メールで送る場合とハガキで郵送する場合があります。メールの場合、一括送信が可能なソフトを使うか、まとめて送るときに「宛先」にせずbccで送るように注意しましょう。ちなみに、メールではなくより丁寧にするためや目立たせるためにハガキでお知らせすることもあります。ハガキはやりたいけどちょっと面倒だなぁと思った方にはラクスルでまとめて送るのがオススメです。

ラクスルなら文章テンプレートで法人の移転挨拶・独立など様々な文章が用意されているので、あとは移転の住所や取引先の氏名・住所を入れれば一瞬で準備が終わります。価格も郵送・印刷費全部コミコミで100部1万円程度なので安いです。これなら引越し費用でカツカツでも利用できそうですね。

官製はがき印刷100部9540円〜で挨拶状が送れます。
考えるのが大変な引越し挨拶も豊富な文章テンプレートから選ぶだけ。もちろん無料。

ラクスルの挨拶状印刷・配信をみてみるにはこちら

郵便物の転送手続き

郵便局に届出を出しておくと旧住所に配達された郵便物を1年間無料で新住所に運んでくれます。後回しにして重要な契約や商品が滞ってトラブルになった、ということのないよう早めにやっておきましょう。

嬉しいことに転送届は郵便局に行かなくてもインターネット上のe転居というシステム上で手続きは完結できます。携帯電話の番号さえあればその他証明書類など面倒な資料提出はありません。手続きはこちらから

e転居というサービスで転送設定ができる(日本郵便のHPより転載)

また何らかの理由で郵便局に出向いて行う場合、なぜかインターネットと違い、会社に所属していることがわかるもの(健康保険証や社員証など)が必要になります。詳細はこちらから

消防署へ防火管理者専任届出の提出

転居先のビルによって代わりますが基本的には各地方の消防署へ防火管理者についての届出提出が必要です。提出期限はオフィス移転の7日前までであり、書類には防火管理講習修了証の写し、経歴証明書の写しなどが必要です。

また防火管理講習を受けていない場合は消防署などで講習の受講が必要です。主に「収容人数30人以上かつ延べ面積300㎡以上」の場合には甲種防火管理者という資格が必要であり2日間(10時間)の講習を受ける必要があります。それ以外の場合は乙種防火管理者という1日(5時間)の講習を受ける必要があります。

転居・引越し後にやること

法務局に登記変更の届出

法人の住所が変わった場合、法務局へ登記変更の届出が必要です。移転後2週間以内に届出が必要で、会社の実印・収入印紙・登録免許税3-6万円が必要です。移転する先の住所で手続きが若干変わるので詳しくはこちらをご覧ください

基本的には自分で登記変更書類を揃えるか、司法書士に丸投げすることもできるのですが、折衷案としてAI-CON登記(アイコン登記)というクラウドサービスを利用する手もあります。司法書士より安く費用を抑えられ、自分で調べなくても質問に沿って答えていくだけで書類が提出できるので急いでいる方にもオススメできます。

AI-CON登記について詳しくみる


AI-CON登記(アイコン登記)の実際の画面
手順に沿っていくだけで登記変更が完成します

税事務所に異動届け

引越しで管轄となる税務署が変わった場合、各都道府県の税務事務所宛に異動届を出す必要があります。必要な書類としては、履歴事項全部証明書が必要になるので移転後の手続きとなります。こちらは具体的な期限はありませんが、移転後速やかに行うのが無難です。

もしもマイナンバーカード・カードリーダーをお持ちであれば地方税ポータルサービスのel-taxから電子申請で届出を出すこともできます。郵送の場合は、東京都主税局での手続きページを参考としてご覧ください

年金事務所へ届出

年金事務所への届出も税事務所と同じく、移転から5日以内に書類を書いて郵送か電子申請が必要です。こちらの電子申請はeGovというシステムを利用するのですが、デメリットとして電子証明書の発行が必要であり時間もかかるので、急いでいるなら正直郵送で送った方がラクです。

郵送する際の書式や必要書類などの概要は年金事務所のウェブサイトのこちらがわかりやすいです。

今後のことも考えてこの際電子申請にチャレンジしたいという方はこちらから申請ができます。電子証明書の取得から始める場合は、法務省のこちらからスタートすると良いでしょう。

労働基準監督署へ移転の届出

労働保険に加入している場合、移転後7日以内に労働保険を扱う労働基準監督署へ移転の届出が必要です。提出方法としては管轄の労働基準監督署の窓口で直接書類を取得・申請を行います。(この際、履歴事項全部証明書が必要となるので注意しましょう。)全国の労基署の所在地一覧はこちらで確認できますので、不安な方はまずは調べてみて電話で確認してみるのもオススメです。

公共職業安定所(ハローワーク)へ移転の届出

雇用保険に加入している場合、移転後7日以内に公共職業安定所、いわゆるハローワークにも移転の届出が必要です。提出方法としては、各職業安定所の窓口に直接提出するかeGovという電子申請サービスを利用するか選ぶことができます。

窓口の場合は、書類はこちらのハローワークネットサービスから入手することができます。eGovで電子申請する場合はこちら

税務署へ異動届

こちらは国税の届出です。地方税とは異なり、異動前の管轄の税務署に提出する必要があります。提出期限は「異動後、速やかに提出」とされており具体的な期限は明記されていません。

書式・提出方法などは国税庁のウェブサイトのこちらからご確認ください。注意点としては、マイナンバーが必要なので手元に用意を予めしておく事を忘れないようにしてください。

届出の書式はこんな感じ。

各銀行へ住所変更の届出

各銀行によって手続き方法は違いますが、オンラインや郵送で申請できる場合が多いです。主要なメガバンク・ネットバンクについて以下にまとめました。

小規模共済の届出(加入者のみ)

小規模共済に加入されている方は、提出はこちらから書類をダウンロードすることができます。住所変更のみの場合は特に登記簿など添付する必要はないので手軽に変更が可能です。

比較的項目も少なくてすぐ書けます pdfはこちら

そのほかの申請事項

そのほかに場合に応じて以下のような手続きが必要となります。

  • 銀行口座の
  • 自動車を持っている場合は車庫証明の申請
  • 古物商など資格の取得元へ届出

期限順でのやること早見表

引越し前〜引越し後の間に行う手続きについて時系列・期限順でまとめてみました。

時期やることオススメ方法
移転
1ヶ月前
程度
取引先への移転の挨拶ラクスルが安くてラクでオススメ
移転
1ヶ月前
程度
インターネット・
電話の解約/変更
ひかり電話だと安く市外局番も使える
移転1週間前郵便局への転送届e転居ならネットで完結
移転1週間前消防署へ
防火管理者専任届出の提出
転居先の管轄の消防署に提出
移転後
5日以内
年金事務所へ届出郵送がオススメ
気合いがあればeGovで電子申請
移転後
10日以内
労働基準監督署へ
移転の届出
(労働保険加入の場合)
管轄の労基署へ直接行って提出
全国の所在地一覧はこちら
移転後
10日以内
公共職業安定所へ
移転の届出
(雇用保険加入の場合)
ハローワークネットサービスより書類を作成し窓口提出
もしくはeGovで電子申請
移転後
2週間以内
法務局へ登記変更の届出自分で安くラクに行うなら、AI-CON登記がオススメ
司法書士に丸投げもあり
移転後税務署へ異動届異動前の税務署へ郵送
移転後各都道府県の
主税事務所へ異動届
各都道府県の主税事務所へ郵送
(東京の場合)
el-Tax使っているなら電子申請
移転後銀行口座の住所変更各銀行ごとに確認
(郵送や窓口、オンラインなど)

いかがでしたでしょうか。法人の引っ越しはかなり手続きの種類が多いため、できるだけ簡略できること・前倒しできることは早めに片付けて余裕を持って準備するのがオススメです。

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